Quem pede três orçamentos para o mesmo site recebe três documentos que parecem comparáveis e não são. Um traz uma linha e um total. Outro traz catorze linhas. O terceiro traz um número redondo e a expressão «chave na mão».
O instinto é comparar os totais, e é aí que a decisão se estraga. Um orçamento de site não é um preço com uma descrição por cima: é a definição do trabalho.
O que não estiver escrito lá dentro segue um de três caminhos. Ou não vai ser feito. Ou vai ser feito e cobrado à parte. Ou vai acabar em cima da sua secretária a um domingo à noite, quase sempre a escrever textos.
Este artigo é sobre a estrutura de um orçamento, não sobre valores. A seguir estão as rubricas que um orçamento sério nomeia, e as três que costumam faltar. Leia-as com o orçamento que recebeu ao lado.
Páginas contadas pelo nome, não «site institucional»
O orçamento deve dizer quantas páginas tem o site e quais são, pelo nome. «Site institucional» não é uma quantidade. «Início, Sobre, quatro páginas de serviço, Equipa, Contactos» é: são oito, e os dois documentos que tem à frente passam a falar da mesma coisa.
O número em si diz menos do que parece. Um site de oito páginas escritas a sério e um site de trinta páginas geradas a partir de um modelo custam esforços diferentes e valem coisas diferentes, e essa é uma discussão à parte que já fizemos. Aqui o que interessa é que o número esteja escrito.
Se o site levar funcionalidades, cada uma leva linha própria: marcação de consulta, formulário de contacto, área reservada, loja, mapa, ligação a um sistema que já usa. São elas que fazem variar o esforço, e são elas que mais vezes entram na conversa e não entram no documento.
Quem escreve os textos: o silêncio escolhe o cliente
Esta é a rubrica que falta com mais frequência e a que causa mais atrasos. Um site tem, tipicamente, entre mil e quatro mil palavras. Alguém tem de as escrever.
Há três respostas legítimas, e as três funcionam:
- escreve o estúdio;
- escreve o cliente;
- escreve o cliente, sobre uma estrutura que o estúdio entrega.
O que não funciona é o orçamento não dizer qual delas é. Nesse caso a resposta prática acaba por ser sempre a segunda, descoberta três semanas depois de o trabalho começar, sem prazo e sem ninguém à espera dela.
Imagens: a origem tem custo, o tratamento também
Fotografia nova, banco de imagens, ilustração, ou as fotografias que a empresa já tem. Cada opção tem um custo e um resultado diferentes, e a diferença entre elas nota-se mais do que qualquer outra decisão do projeto.
O orçamento deve dizer também quem trata das imagens depois de escolhidas: recorte, compressão, formatos modernos, versões próprias para telemóvel. Uma fotografia carregada tal como saiu da máquina, com vários megabytes, é a causa isolada mais comum de um site lento.
Propriedade: «o site é seu» não se verifica
Deve estar escrito, em português simples, quem fica dono do domínio, do código e das contas onde o site vive. A resposta correta é sempre a mesma: o cliente. A frase «o site é seu» não chega, porque não afirma nada que se possa verificar.
O que se pode verificar é isto:
- o domínio está registado em nome da sua empresa;
- o código é entregue;
- as contas de alojamento e de registo estão no seu nome, com o seu email de recuperação.
Se o orçamento não o disser, pergunte, e peça a resposta por escrito. Como confirmar hoje de quem é o seu site é assunto para um artigo inteiro, e escrevemos um.
Alojamento e domínio não se pagam uma vez só
São custos recorrentes: voltam a pagar-se muito depois de o site estar entregue. O orçamento deve dizer quem os paga no primeiro ano, quanto tempo dura esse primeiro ano, e o que acontece na renovação: quem recebe o aviso, quem passa a pagar e a quem.
A pergunta prática é para onde vai o aviso. Se for para a caixa de correio de quem construiu o site, é lá que ele fica no ano em que essa pessoa já não trabalha consigo.
Manutenção é outra coisa e merece linha própria: atualizações, cópias de segurança, correções, pequenas alterações. Pode estar incluída, pode ser uma avença, pode simplesmente não existir. As três hipóteses são defensáveis. A ausência de qualquer menção não é.
Prazo: uma data, e a lista do que a faz mexer
Uma data, escrita. E, ao lado dela, a lista honesta do que a atrasa: textos em falta, fotografias em falta, uma decisão que só o cliente pode tomar.
Um prazo sem essa segunda parte é um prazo que vai ser incumprido e depois discutido. Um prazo com ela é um acordo entre duas partes que sabem o que cada uma tem de entregar, e em que dia.
Depois da entrega: quem corrige, e durante quanto tempo
Formação, ou não. Um manual, ou não. Um período em que os erros se corrigem sem custo, e quanto tempo dura esse período. Como se pede uma alteração depois disso, e como é cobrada: à hora, por avença, por orçamento novo.
Também aqui vale a pena o calendário de pagamentos estar escrito: quantas prestações, em que momentos, e contra o quê. Não é desconfiança; é a única forma de duas pessoas terem a mesma ideia do que já foi entregue.
Dados pessoais: alguém tem de tratar das obrigações
Um formulário de contacto recolhe dados pessoais, e isso traz obrigações. Uma empresa que venda ao consumidor tem informação que é obrigada a mostrar no site. Alguém tem de tratar disso.
O orçamento deve dizer quem: o estúdio, um jurista do lado do cliente, ou ninguém. «Ninguém» também é uma resposta, desde que esteja escrita e o cliente a tenha lido.
As três rubricas que faltam quase sempre
A propriedade do domínio. Raramente por má-fé: é mais rápido registar o domínio na conta do próprio estúdio do que abrir uma conta em nome do cliente. Rápido no primeiro dia, caro no dia em que se quer mudar de fornecedor.
Quem escreve o texto. É a rubrica que transforma «três semanas» em «três meses», e nenhuma das duas partes percebe bem como aconteceu.
O que acontece daqui a dois anos. Um site construído sobre um sistema com dezenas de extensões precisa de atualizações regulares para não se degradar nem ficar exposto. Um site em código próprio não tem esse calendário. Nenhuma das duas escolhas é errada, mas a diferença aparece no orçamento do ano seguinte, e o orçamento do ano zero quase nunca a menciona.
Uma pergunta no fim resolve metade disto
Depois de ler um orçamento do princípio ao fim, faça uma única pergunta a quem o escreveu: o que é que não está aqui dentro?
Quem trabalha bem responde depressa e com uma lista. Quem não gosta da pergunta acabou de lhe dar a informação mais útil da reunião.
Como orçamentamos: tudo por escrito, antes de começar
Com as páginas contadas pelo nome, o autor dos textos identificado, as imagens definidas, o domínio em nome do cliente e uma data de entrega. Não é uma virtude: é a única forma de um orçamento significar alguma coisa no dia em que se compara com o trabalho feito.
Se tem um orçamento à frente e quer uma leitura honesta do que lá está e do que falta, marque uma chamada de 15 minutos. Não tem de ser connosco que vai construir.
Fontes
Este artigo não cita dados de terceiros: é sobre a estrutura de um documento comercial e argumenta a partir de prática de construção. Nenhum número aqui vem de um estudo que o leitor não possa verificar.